Tip Memulai Bisnis Penyelenggara Acara

Memulai Bisnis Penyelenggara Acara

oleh : izhayusmal

Sehubungan dengan proyek Pestipal Angkringan yang akan digelar tanggal 19-20 April 2008 besok, teori dan referensi mengenai bagaimana mengelolanya dari beberapa sumber, akan saya ulas sedikit, sehingga dapat menjadi pembelajaran bagi rekan2 yang ingin memulai bisnis ini.

Bisnis jasa ini lebih dikenal dengan nama Event Organizer (EO).

Seperti namanya, bisnis ini memberikan jasa untuk menyelenggarakan acara, dengan menawarkan sebuah ide dan kreativitas yang dikemas dalam suatu kegiatan sesuai dengan tujuan yang diinginkan klien, apakah itu acara perkantoran, pesta ulang tahun, perkawinan, seminar, ataupun bazaar dan pameran. Untuk saat ni saya akan mengulas secara spesifik mengenai EO dalam menyelenggarakan bazaar dan pameran.

Kegiatan bazaar dan pameran merupakan kegiatan yang kini semakin marak diselenggarakan di kota2 besar, yang bertujuan untuk mepromosikan program sekaligus menjual produk. Dalam Pestipal Angkringan, kegiatan pameran diberi tema “gelar produk wirausaha UMKM” dimana para usahawan bisa mempromosikan produk2nya.

Pengetahuan dan ketrampilan yang dibutuhkan

1. Teknik merancang pameran yang menarik pengunjung. Keberhasilan acara ini adalah pengunjung membludak dan terjadi transaksi penjualan yang tinggi
2. Cara menyelenggarakan acara pameran, yaitu mulai dari persiapan, penyelenggaraan dan penutupan.
3. Jaringan kerja (networking), meliputi hubungan dengan pendukung acara (seminar, lomba, hiburan) dan subkontraktor (perusahaan penyewaan alat-alat pesta, partisi)
4. Memasarkan stand pameran sesuai dengan target
5. Mencari sponsor utama atau pendukung

Modal Yang Diperlukan

Lain halnya dengan penyelenggaraan acara yang lain, pameran dan bazaar membutuhkan modal yang cukup besar, karena menyangkut penyewaan ruangan yang biasanya meminta uang pemesanan jauh-jauh hari. Bahkan uang muka dan pelunasan sebelum acara berlangsung. Namun anda bisa juga mendapatkan kepercayaan pemilik ruangan/lokasi acara untuk membayar pelunasan setelah acara berlangsung. Disanalah letak strategis networking anda.

Selain itu, untuk meningkatkan kepercayaan orang, sebaiknya perusahaan harus mempunyai kantor yang representative. Anda harus memeiliki modal untuk menyewa atau membeli sebuah kantor, selain modal untuk perlengkapan kantor, kerja dan operasional.

Kiat menjalankan usaha

1. Buatlah organisasi kerja. Tenaga kerja tetap yang dibutuhkan untuk menjalankan usaha ini cukup 3-4 orang. Yang bekerja sejak perencanaan hingga pelaksanaan pekerjaan. Namun karena usaha ini adalah menjual stand, sebaiknya rekrut tenaga pemasaran dengan system komisi. Tenaga kerja tambahan dibutuhkan pada saat hari H (pelaksanaan) untk membantu memperlancar acara, seperti penerima tamu/informasi dan keamanan.
2. Urus izin usaha maupun penyelenggaraan setiap pameran atau bazaar kepada lingkungan dan instansi terkait.
3. Buat rencana kerja yang teratur dan detail. Penyelenggara pameran atau bazaar bisa atas ide perusahaan atau permintaan klien. Tentu saja akan lebih mudah melakukan penyelenggaraan pameran /bazaar atas permintaan klien karena dana sudah tersedia. Sebaliknya bila atas ide sendiri, konsep harus jelas (acara, tempat dan waktu), pelaksanaan pekerjaan harus lebih terencana dan modal harus mencukupi.
4. Buat proposal tentang konsep bazaar/pameran. Proposal ini mencakup latar belakang, tujuan, acara, waktu dan tempat penyelenggaraan serta harga dan fasilitas stand. Proposal merupakan alat bantu untuk memasarkan pameran/bazaar.
5. Follow up dari proposal kepada sponsor maupun calon klien terhadap rancangan maupun anggaran.
6. Selain emasarkan stand, cari sponsor utama (jika tiidak ada pemberi pekerjaan_ dan sponsor pendukung, baik berupa dana tunai, fasilitas/barang dan publikasi (membantu menginformasikan adanya acara pameran)
7. Buat konsep publikasi acara untuk menjaring pengunjung sekaligus pengisi stand dan acara. Publikasi bisa dalam bentuk leaflet/poster dan spanduk atau iklan di media cetak, radio dan TV.
8. Jalin kerjasama dengan berbagai pihak yang terkait dengan penyelenggaraan acara, seperti pemberi kerja/sponsor dana/barang, dan pemasok(pemilik ruangan, penyewaan alat2 pesta/kantor, partisi, penyedia tenaga kerja)
9. Buat kontrak kerja sama berupa hak dan kewajiban berbagai pihak, seperti dengan pemberi kerja, sponsor, pemasok, dan penyedia tenaga kerja.
10. Siapkan dan selenggarakan acara sesuai konsep.
11. Berikan pula penambah daya tarik pengunjung untuk berlama2 dalam arena event, bisa berupa doorprze, seminar, demo masak atau lomba2. Sehingga kondisi dan situasi dalam arena event dapat tetap hidup dan meningkatkan daya tarik pengunjung yang lain.